财务制度

上海孜求律师事务所财务管理制度

第一章 总则

1.1为规范财务管理工作,建立健全财务管理体系。根据《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》、《企业财务通则》、《企业会计制度》,制定本财务管理制度。

1.2本管理制度适用于上海孜求律师事务所;各部门及全体工作人员在从事涉及财务的工作中必须认真执行本管理制度。

 

第二章 财务部门、财务人员的管理

2.1本所设立财务部作为财务会计机构。财务部在本律所主任的领导下,具体负责会计核算和财务管理。包括:进行财务核算;进行财务分析;进行现金盘点;设置会计岗位。

2.2财务部门所有人员必须具备相应的资质和条件,严格执行持证上岗。

2.3财务人员调换工作时,应当按照《会计法》等相关规定办理交接手续。

 

第三章 资金的管理

3.1资金包括现金、各种存款、应收及预付账款、其他应收款等。

3.2现金管理

3.2.1出纳要认真执行《现金管理暂行规定》和有关现金的管理规定。严格控制费用报销和个人借款,个人借款、对外付款等要实行律所主任签字批准制度,经办人员需要签字并由行政部门负责人审核,同时注明用途。遇律所主任外出或其他特殊情况,不能由其亲自签字批准的,由经律所主任授权的人员签字批准。

3.2.2出纳不得同时负责债权、债务、收入、费用等账务登记工作,也不得同时负责会计档案管理工作。

收、付款凭证的内容必须完整、合法。报销凭证必须是国家统一规定的发票及单据。不得使用白条或其他不规范的凭证报销费用。凭证经审核后方可逐笔登记现金日记账。

日记账要逐日结出余额,并且于每日下班前与库存现金数额进行核对。账实相符方可下班,如果出现账实不符的情况必须在第一时间通知财务部部长月末与总账相核对。出现长、短款且又无法查明原因的,长款归公,短款由责任人赔偿。

3.2.3律所人员因公外出时,需要提前到行政部门登记。经行政部门批准后,方可到财务部门预借差旅费。出差结束后的三个工作人内拿好相应的费用凭证,到财务部门结算差旅费,做到一次一清。

3.2.4律所可根据业务大小核定合理的库存现金限额。具体由律所主任、行政部门负责人和财务部经理共同研究决定,不能达成一致时,由律所主任决定。

为确保财产安全,如果当日库存现金超过限额,超过部分要在当日下班前送存银行。

3.2.5出纳是律所的资金结算中心。律所应将主营业收入、其他业务收入,职工罚款等款项及时交付财务部门的,以便及时处理账务。

3.3银行存款管理

3.3.1会计人员要认真执行《银行结算办法的暂行规定》,银行支票等结算凭证和印鉴要由两人分开保管。

3.3.2财务人员要严格银行存款支出控制,银行付款必须经律所主任批准,手续齐备。

3.3.3银行存款日记账逐笔逐日登记,每日结出余额,定期与银行对账单相核对,并编制银行余额调节表,调整未达账项,出现长期未达账项时要查明原因,上报领导。

3.4应收账款及预付账款的管理

3.4.1律所根据经济业务的内容和户别设置应收账款明细分类账,即按债务人的具体名称设置登记明细分类账。应收账款的发生和确定必须有索取价款的凭据(包括合同、收到条、欠款条以及业务经办人员的保证书等)。

3.4.2各项债权,债务要定期进行清理核对,每年最少进行一次发函或派员核对,每季末要编制账龄分析表,并上报有关领导。对发生的应收账款、其他应收款、预付账款等应收款项,按照谁经办谁回收的原则,损失者或已采取各种必要措施确实无法收回的坏账损失,由当事人按责任赔偿相应损失后及时处理账务。

3.4.3 收回的账款要及时上交财务部门,如发现公款私用等违法行为,一律移交司法部门处理。

3.4.4支付预付账款必须有合同、协议书等书面文件,根据合同需预付账款时,须经办人签章,经领导批准后方可付款,并同时向财务部门提拱有关合同协议书等有关材料。

 

第四章 固定资产的管理

4.1物资由行政部门负责保管。

4.2物资购入必须持有购物申请单,经行政部门批准后方可采购。

4.3物资送达律所后,须经行政部门检验,检验合格后方可办理入库。

4.4入库单一四联,一联交行政部门记账,一联随发票交财务部门记账,一联交供货方,一联为存根联。

4.5律所员工领用物品时,必须填写物资领用申请单,经行政部门批准后方可领用。领用物资时,必须有行政人员在场。物资交接后,必须由经办的行政人员和申请领用物资的员工分别签字确认。出库单一式三联,一联留行政部门登记,一联由行政部门交财务部门记账,一联为存根联。

4.6物资进行定期全面盘点和不定期盘点。定期全面盘点每三个月进行一次。不定期盘点由律所主任根据具体情况决定进行。

 

第五章 负债管理

5.2律所各种负债应当按期偿还,以维护律所的信誉。按期发放 工资,无特殊原因职工工资必须于次月十五日前发放,以提高职工的积极性。

5.3律所购进物资应付未付的款项,业务经办人员应及时将发票等有关单据送交财务部门,以便及时处理账务,正确体现律所负债,正确核算物资计价。

 

第六章 财务报表、会计科目和发票的管理

6.1根据会计工作一致性和可比性原则,律所结账时间为每月最后一日的下午5:30。资产负债表和损益表及有关附注报表应于次月15日前上报律所主任。

6.2律所出入库单、收据等有关凭据采取领用登记制度,用完的有关单据存根及时交回财务部门,财务部门要认真检查,严格执行凭旧领新。

 

第七章 会计档案管理

7.1本律所要搞好会计档案的管理工作,财务部门应于每月月末将有关会计凭证等会计档案装订成册,做好封面整理入档。

7.2律所财务部门建立会计档案目录,严格档案调阅手续。

7.3律所财务人员、保管员、统计员调动工作时必须办理会计档案移交手续,造具移交清单,分清前后责任,确保会计档案的连续完整。

7.4会计档案的保管年限:会计凭证类15年;总账15年、明细账15年、现金和银行存款日记账25年、辅助账簿15年、固定资产卡片(清理报废后)5年;月、季度财务报告3年,年度财务报告(决算)永久;会计移交清册15年、会计档案保管清册永久。

 

第八章 附则

8.1本管理制度自全体合伙人批准公布之日起执行,不完善之处另行附文规定补充。凡涉及财务管理相关事项与本制度规定不一致的以本管理制度为准。

8.2本管理制度由律所主任和财务部经理负责解释。

上海孜求律师事务所

2016年12月25日