档案制度

上海孜求律师事务所案件档案管理制度

一、总则

1.1  为加强本所业务档案管理工作,特制定本制度。

1.2  归档的文件、案卷必须按年度立卷。本年度的文书档案必须在次年的三月底前完成归卷工作。

1.3  本所各律师及助理、行政人员、财务人员等均有义务保证其经办文件的真实性、系统性、完整性,并在结案后及时交予专职人员归档。如上述人员因工作变动或因故离职时,应将其经办的文件材料通过律所负责行政事务的主管律师与接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。

1.4  事务所文书档案的整理与保管工作由下列人员分别负责:

1.4.1  行政主管律师统一负责事务所文书档案的整理与保管工作;

1.4.2  事务所行政管理的文件由行政文秘负责整理与保管;

1.4.3  事务所财务文件由事务所财务主管负责整理与保管;

二、文件材料的收集管理

2.1  凡本所印制发出的公文,一律由行政文秘统一收集管理。

2.2  一项工作由几个部门参与办理的,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集归卷,并交由行政文秘管理。

三、律师业务档案立卷归档管理

3.1  总则

3.1.1  律师业务档案分民商事行政仲裁案件、刑事案件、常年法律顾问三类。

3.1.2  律师业务档案立卷工作由该业务的承办律师或律师助理负责,相关业务档案整理完成后交由行政文秘保管。

3.1.3  律师业务档案按年度和一案一卷、一卷一号原则立卷。

两个以上律师共同承办同一案件或同一法律事务一般应合并立卷,但不同律师事务所(法律顾问处)律师合办的法律事务除外。

律师承办跨年度的业务,应在办结年立卷。

律师担任常年法律顾问,应做到一单位一卷。

3.2  案卷材料的收集、整理和排列顺序

3.2.1  承办律师接受委托并开始承办法律事务时,即应同时注意收集保存有关材料,着手立卷的准备工作。

3.2.2  承办律师应在法律事务办理完毕后,即全面整理、检查办理该项法律事务的全部文书材料,要补齐遗漏的材料,去掉不必立卷归档的材料。

3.2.3  律师立卷归档过程中,内容相同的文字材料一般只存一份,但有领导同志批示的材料除外。

3.2.4  对已提交给人民法院、仲裁机构或有关部门的证据材料,承办律师应将其副本或复印件入卷归档。

对不能附卷归档的实物证据,承办律师可将其照片及证物的名称、数量、规格、特征、保管处所、质量检查证明等记载或留存附卷后,分别保管。

3.2.5  律师业务档案应按照案卷封面、卷内目录、案卷材料、卷底的顺序排列。案卷内档案材料应按照诉讼程序的客观进程或时间顺序排列,具体顺序按照附件一、附件二、附件三所示排列归档。

3.2.6  终止委托的业务,承办律师仍应按上述各类业务排列顺序归档,承办律师应将委托人要求终止委托的书面文字材料或承办律师对终止委托原因的记录收入卷中,排在全部文书材料之后。

3.3  立卷编目和装订

3.3.1  律师业务档案一律使用阿拉伯数字逐页编号,两面有字的要两面编页号。页号位置正面在右上角,背面在左上角(无字页不编号)。

3.3.2  立卷人用钢笔或签字笔逐页填写案卷封面、卷内目录,内容要整齐,字迹要工整。

3.3.3  承办案件日期以委托书签订日期或人民法院指定日期为准;结案日期以收到判决书(裁定书、调解书)之日为准;法律顾问业务的收结日期,以聘请法律顾问合同的签订与终止日期为准;其他非诉讼法律事务,以委托事项办结之日为结案日。

3.3.4  律师业务文书材料装订前要进一步整理。对破损的材料要修补或复制,复制件放在原件后面。对字迹难以辨认的材料应当附上抄件。主要外文材料要翻译成中文附后。卷面为16开,窄于或小于卷面的材料,要用纸张加衬底;大于卷面的材料,要按卷面大小折叠整齐。需附卷的信封要打开平放,邮票不要揭掉。文书材料上的金属物要全部剔除干净。

3.3.5  案卷装订一律使用棉线绳,三孔钉牢。

3.4  归档

3.4.1  律师业务文书材料应在结案或事务办结后三个月内整理立卷并装订成册,经行政主管律师审阅盖章后移交行政文秘,并办理移交手续。

3.4.2  档案管理人员接收档案时应进行严格审查,凡不符合立卷规定要求的,一律退回立卷人重新整理,全部合格后,办理移交手续。

3.4.3  随卷归档的录音带、录相带等声像档案,应在每盘磁带上注明当事人的姓名、内容、档案编号、录制人、录制时间等,逐盘登记造册归档。

四、档案的查询与借阅

4.1  查询、借阅档案须如实填写《上海孜求律师事务所档案借阅登记表》并交行政主管律师审批。

4.2  查询案卷时不得离开档案室,遇特殊情况,需要复印档案,请在《上海孜求律师事务所档案借阅登记表》内“是否复印”栏中注明,交由行政文秘负责复印。

4.3  对借阅的档案,阅卷时不得从卷内抽取材料,阅后及时归还,时间最长不得超过1个月。

4.4  本规定自公布之日起生效。

上海孜求律师事务所

二〇一七年四月